La prise de rendez-vous en ligne est devenue essentielle pour de nombreuses entreprises, car elle permet de gagner un temps fou (fini les heures au téléphone ou à répondre aux mails de demandes de rendez-vous), de se positionner comme un professionnel, d’offrir un service de réservation disponible 24/7 et de réduire les erreurs (avec un logiciel de gestion de rendez-vous, terminé les doublons…).
Vous vous demandez peut-être quelle option choisir entre proposer la prise de rendez-vous sur votre propre site internet ou utiliser une plateforme tierce. Ces deux dernières années, j’ai accompagné de nombreuses professionnelles du bien-être (diététicienne, naturopathe, psychologue, sophrologue, nutridoula, praticienne Feldenkrais…) mais aussi une maison d’hôte, pour lesquelles la question de la prise de rendez-vous en ligne s’est posée.
À travers ces expériences, j’ai pu me faire une petite idée sur le sujet. Dans cet article, je vous présente les avantages et les inconvénients de ces deux approches afin de vous aider à prendre une décision éclairée si la question venait à se poser pour votre activité.
Prise de rendez-vous sur votre propre site
Les avantages :
Contrôle total : lorsque vous proposez la prise de rendez-vous sur votre propre site, vous avez un contrôle total sur l'expérience utilisateur et l'apparence générale du processus de réservation. Vous pouvez personnaliser les fonctionnalités, l'interface et l'expérience client pour répondre parfaitement aux besoins de votre entreprise.
Cohérence de la marque : en utilisant votre propre site pour la prise de rendez-vous, vous pouvez maintenir une cohérence de marque. Vous pouvez intégrer votre identité visuelle à votre processus de réservation, renforçant ainsi la reconnaissance de votre entreprise et la confiance des clients.
Flexibilité : avec votre propre système de réservation, vous pouvez adapter les fonctionnalités et les paramètres en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise et de leurs évolutions. Vous pouvez ajouter des champs personnalisés, gérer des plages horaires spécifiques, et même intégrer des fonctionnalités supplémentaires, telles que le paiement en ligne ou la gestion des rappels de rendez-vous.
Trafic : En intégrant directement la prise de rendez-vous sur votre propre site internet vous conservez la présence de vos internautes sur votre site plutôt que de les envoyer sur une plateforme externe. Garder votre audience sur votre site internet du début à la fin de son expérience avec votre entreprise est un réel avantage pour votre trafic.
Les inconvénients :
Développement : mettre en place un système de prise de rendez-vous sur votre propre site nécessite un investissement initial en termes de développement. Par exemple, lorsque vous souhaitez intégrer la prise de rendez-vous et le paiement en ligne directement sur votre site internet, celui-ci devient un site e-commerce (= puisqu’il y a un flux financier.). Il faut alors mettre en place un espace client/patient, des pages de paiement, des automations (= mail de confirmation, mail de facturation…), etc.
Coûts potentiels : si vous n'avez pas les compétences techniques nécessaires en interne, vous devrez donc faire appel à des développeurs externes pour la mise en place de cette fonctionnalité. Cela engendra donc inévitablement des coûts supplémentaires.
Prise de rendez-vous sur une plateforme tierce
Les avantages :
Facilité de mise en place : l'utilisation d'une plateforme tierce pour la prise de rendez-vous peut être rapide et facile à mettre en place. Les plateformes existantes proposent généralement des fonctionnalités prêtes à l'emploi, ce qui vous permet de commencer à accepter des rendez-vous rapidement, sans avoir à investir dans le développement personnalisé.
Visibilité : les plateformes tierces de prise de rendez-vous ont souvent une base d'utilisateurs établie, ce qui peut vous offrir une visibilité supplémentaire auprès d'une audience plus large. Cela peut être particulièrement bénéfique si vous débutez et que vous souhaitez vous faire connaître. Attention toutefois à bien sélectionner la plateforme tierce : essayez de vous renseigner au préalable en interrogeant certains utilisateurs pour vous assurer de l’efficacité de la visibilité.
Coûts : vous devrez payer, généralement mensuellement, un abonnement d’adhésion à la plateforme choisie. Souvent, ces abonnements ne sont pas très dispendieux. Veillez cependant à faire un calcul sur le long terme en fonction de vos besoins : parfois, il vaut mieux investir dès le départ. L'externalisation de la prise de rendez-vous entraînera indéniablement des coûts supplémentaires pour votre entreprise. Il est important d'évaluer soigneusement les avantages financiers potentiels par rapport aux coûts engendrés avant de prendre une décision.
Les inconvénients :
Limitations de personnalisation : l'utilisation d'une plateforme tierce peut limiter votre capacité à personnaliser l'apparence et les fonctionnalités de la prise de rendez-vous. Vous devrez souvent vous conformer aux options prédéfinies de la plateforme, ce qui peut ne pas correspondre parfaitement à l'identité de votre marque.
Dépendance envers la plateforme : en utilisant une plateforme tierce, vous êtes dépendant de son fonctionnement et de ses politiques. Si la plateforme rencontre des problèmes techniques ou décide de modifier ses tarifs ou ses conditions, cela peut avoir un impact direct sur votre entreprise et votre processus de réservation.
Perte de contrôle : externaliser la prise de rendez-vous signifie confier cette tâche à une entreprise tierce. Vous risquez de perdre une certaine visibilité et un contrôle direct sur les interactions avec vos clients/patients. Il est essentiel de choisir un prestataire de confiance et de mettre en place une communication claire pour éviter les malentendus.
Risques de confidentialité : externaliser la prise de rendez-vous implique de partager des informations confidentielles sur vos clients avec une entreprise tierce. Il est crucial de s'assurer que le prestataire choisi dispose de mesures de sécurité adéquates pour protéger les données sensibles et respecter les réglementations en matière de confidentialité.
Conclusion
Vous l’aurez compris, il n’y a pas de bonne ou de mauvaise option. La décision de proposer la prise de rendez-vous sur votre propre site ou sur une plateforme tierce dépend des besoins spécifiques de votre entreprise.
Si vous recherchez un contrôle total, une cohérence de la marque et une flexibilité maximale, opter pour votre propre système de réservation peut être la meilleure option. Cependant, si vous privilégiez la simplicité, la rapidité de mise en place et la visibilité nécessaire à un lancement, une plateforme tierce peut être un choix judicieux.
Évaluez soigneusement les avantages et les inconvénients de chaque option avant de prendre votre décision, sans pour autant vous mettre une pression folle : votre site internet évoluera en fonction de votre activité, vous pouvez donc ajouter ou supprimer des fonctionnalités tout au long de son cycle de vie.
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