Mes 5 outils favoris pour freelance

Lorsqu’on gère une entreprise de prestation de services, nous devons faire des choix pour trouver l’équilibre entre le temps passé à gérer les coulisses de l’entreprise et le temps passé à travailler directement sur les missions. Les projets de mes clients seront toujours ma priorité, c’est à eux que je veux consacrer la grosse majorité de mon temps. Mais pour pouvoir le faire dans des conditions de travail les plus optimales possible, j’ai jeté mon dévolu sur plusieurs outils d’optimisation, car breaking news : on ne peut pas encore se dédoubler et les journées ne font que 24 h !

Je parle en tant que freelance dans la communication digitale et girlboss d’une petite agence web, mais ces applications et logiciels fonctionnent pour n’importe quel corps de métier. Ils sont à mon sens, et parmi ce que j’ai pu tester, de véritables must-have pour l’organisation de votre vie d’entrepreneurs.

À l’ère du numérique, nous avons la chance d’avoir à portée de main une multitude d’outils nous permettant d’être plus efficaces dans la gestion de certaines tâches. Il nous revient alors de sélectionner les outils adaptés à nos besoins et de mettre en place certains automatismes. Après 8 mois d’activité, voici mes 5 outils favoris dans mon quotidien de micro-entrepreneure, ceux à qui je dois beaucoup et qui allègent sacrément ma charge mentale !

Outil 1 : Notion, l'extension de mon cerveau

Outil 2 : Calendrier, mon agenda connecté

Outil 3 : Scribens, mon meilleur allié contre les fautes

Outil 4 : Trello, pour les plannings éditoriaux de mes clients

Outil 5 : Creator Studio, pour planifier les posts sur Instagram & Facebook

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Notion, l’extension de mon cerveau

Notion est un espace de travail, à utiliser en équipe ou en solo, personnalisable à l’infini pour coller parfaitement à nos besoins. Avant d’utiliser Notion, j’avais des tonnes de carnets et de classeurs que j’essayais de tenir le plus proprement possible. Mais le format papier avait ses limites et ce n’était pas toujours évident de faire évoluer mes notes lisiblement au gré de la progression de mes projets.

Notion est alors devenu le pilier central de toute mon organisation ! J’ai mis un petit moment à créer l’espace que je voulais, et je continue toujours de le faire évoluer, mais je ne pourrais plus m’en passer. Le temps investi dans la création de mes pages est largement récupéré via l’efficacité gagnée ! Pour faire un petit tour d’horizon voici les principales pages de mon espace Notion que j’utilise au quotidien :

🗓 Gestion de projet : tous mes projets à venir, en cours et passés, avec une vue mensuelle pour avoir de la visibilité sur mes disponibilités. Je track également mes projets par catégorie : site internet, mission de communtiy manager, création de contenu, projet d’identité visuelle... Et j’essaye de varier ainsi les plaisirs sur une même période.

💶 Prévisionnel et facturation : les flux financiers à venir, en attente et passés, avec une vision annuelle pour me booster à réaliser mes objectifs, mais aussi pour ne pas dépasser certains seuils.

💻 Planning éditorial : toutes mes idées de sujets en vrac pour les articles de blog et pour les posts de mes réseaux sociaux (actuellement Instagram, Facebook et LinkedIn), puis l’organisation du planning de publication avec un petit code couleur pour les posts en cours de rédaction, relus et corrigés, planifiés...

🧠 Process : tous les process pour chacune de mes prestations, une guideline étape par étape et les mails types pré-rédigés à envoyer à mes prospects et clients. Je personnalise chacun de mes mails puisque chaque projet est différent, mais utiliser un modèle pour les grandes lignes me fait gagner un temps précieux.

📔 Répertoire client : une fiche pour chacun de mes clients avec ses informations de contact, un vision board du projet, un récapitulatif de tous les échanges, un zoom sur la to-to list en cours...

✔ To do list : c’est la page où je retrouve ma to-do pour les coulisses du studio, mais aussi toutes les to-do pour mes clients. Les tâches sont classées par ordre de priorité en fonction des deadlines de chacun des projets.

Si vous souhaitez en savoir plus sur cet outil, je me ferai une joie de vous rédiger un article entièrement dédié à la manière dont je l’utilise, mais en attendant, je vous invite à vous rendre directement sur le site internet de Notion qui est une véritable mine d’or !

Calendrier, mon agenda connecté

Pour organiser mes semaines, j’utilise tout simplement l’application calendrier d’Apple. J’ai appliqué un code couleurs pour les événements pro et les événements perso afin de bien les différencier. J’ai également assigné une émoticone à chacun de mes clients, de telle sorte que quand j’ai une tâche liée à l’un d’entre eux la reconnaissance est hyper rapide. Ça me permet de mieux gérer mon temps, de tracker combien de temps je peux passer sur certaines tâches ou certains projets...

Je faisais à la base partie de la team agenda papier, mais depuis le lancement du studio, c’était devenu complètement ingérable. Depuis, j’adore avoir mon agenda connecté sous la main à tout moment sur mes ordinateurs (fixe et portable) et sur mon téléphone. Cette organisation me permet d’être beaucoup plus sereine et avec les alertes, je suis certaine de ne rien oublier !

Scribens, mon meilleur allié contre les fautes

Les fautes d’orthographe et de grammaire sont une appréhension. Je ne peux pas dire que ce soit ma bête noire parce que je crois avoir plutôt bien écouté en cours de français, mais la quantité de fautes dans un contenu va à mon sens jouer énormément sur sa qualité. Personne n’est parfait, il nous arrive à tous de faire des fautes, mais se relire et utiliser un correcteur pour en éliminer le plus possible est une preuve de respect envers son auditoire. J’utilise donc Scribens pour vérifier chacun de mes contenus : posts pour les réseaux sociaux, articles de blog, newsletter, textes de site internet, contenu des fichiers clients...

Trello, pour les plannings éditoriaux de mes clients

C’est un outil de gestion de projet en ligne. Il repose sur une organisation des projets en planches listant des cartes, chacune représentant des tâches. Les cartes sont assignables à des utilisateurs et sont mobiles d'une planche à l'autre, traduisant leur avancement. Je l’utilise seulement en bureau partagé avec les clients pour qui je gère de la création de contenu et/ou une mission de community manager. C’est sur cet outil qu’on met en place leur planning éditorial, que je leur soumets les visuels qui accompagneront leurs posts et qu’on fait le suivi de chaque post en ajoutant à chaque carte une étiquette : en cours de rédaction, en attente de validation, planifié, publié... Ça évite un chassé-croisé infernal de mails et ça nous permet de tout réunir au même endroit.

NB : c’est quelque chose que je pourrais tout à fait mettre en place sur Notion, mais Trello a l’avantage d’être très rapide et facile à la prise en main et pour mes clients qui ne sont pas tous à l’aise avec les outils informatiques, c’est parfait !

Creator Studio, pour planifier les posts sur Instagram & Facebook

C’est l’outil que j’utilise pour programmer, gérer et monétiser efficacement le contenu de toutes les pages Facebook et de tous les comptes Instagram dont je m’occupe. Je l’utilise également pour faire un suivi des performances et faire mes rapports d’analyses statistiques. Hyper simple d’utilisation, j’ai entièrement confiance dans le planificateur qui ne m’a jamais fait faux bond. J’y planifie donc en début de mois tous les posts à venir pour le studio et chacun de mes clients quand ils ont opté pour l’option et j'ai ainsi l'esprit plus léger.

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Et vous, quels sont vos outils favoris pour la gestion de votre entreprise ?

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